Справка по поиску файлов для Web

Web: поиск файлов

Справка по управлению поиском файлов для Web

Обзор поиска файлов для Web
Создание и сопровождение индекса для поиска файлов в Web

Вводные сведения

Этап 1. Создание индекса для поиска в Web

Этап 2. Изменение страницы запроса и рассылка ее HTTP-адреса

Этап 3. Добавление папок в индекс для поиска файлов в Web

Использование средств управления поиском в Web

Создание и сопровождение индексов

Настройка и распространение страниц запросов

Использование подборок файлов

Типичные вопросы

Обзор поиска файлов для Web

Средство поиска файлов для Web позволяют индексировать документы Office (включая файлы HTML) на HTTP-серверах, в общих папках в сети интранет и на серверах Интернета. Это дает конечным пользователям возможность выполнять поиск слов, фраз и значений свойств (например, Автор или Название) по всему тексту индекса. Сами индексы создаются службой поиска файлов, работающей на сервере или рабочей станции Windows NT. При этом компьютер с Windows NT должен быть сконфигурирован как HTTP-сервер с помощью специального программного обеспечения, например Microsoft Internet Information Server (IIS).

Пользователи обращаются к страницам запросов и результатов с помощью средства просмотра Web, например Microsoft Internet Explorer версии 3.0. Чтобы открыть нужный документ, достаточно выделить его имя на странице результатов. В некоторых случаях открыть соответствующее приложение Office можно непосредственно в окне средства просмотра Web.

Поиск документов с помощью диалогового окна Открыть (меню Файл) ограничивается последовательным просмотром индексов для отдельных дисков и папок. Средства поиска для Web допускают, однако, поиск с помощью индексов, охватывающих сразу несколько папок или дисков, а также создание набора индексов. Следует учесть, что реальную пользу индекс принесет лишь в том случае, если для него правильно выбрана область охвата.

Все примеры в этом документе предполагают, что в качестве программного обеспечения для Web-сервера используется Microsoft IIS. При работе с другим программным обеспечением эквиваленты описанных команд можно найти в документации к соответствующему продукту.

Создание и сопровождение индекса для поиска файлов в Web

Работать с индексами для поиска файлов в Web можно непосредственно через интерфейс программы поиска файлов.

Вводные сведения

Создание индекса для поиска в Web выполняется в три этапа. Перед этим, однако, необходимо еще раз убедиться в правильности установки и настройки всех компонентов.

Отвечает ли система основным требованиям?

Ниже приведен список средств, необходимых для работы средств поиска в Web.

Windows NT Server/Workstation 3.51 с установленным пакетом Service Pack 5 или более поздней версии, либо Windows NT Server/Workstation 4.0 или более поздней версии.

Web-сервер, например Microsoft IIS. Чтобы получить сведения о приобретении IIS, воспользуйтесь этой ссылкой.
Средство просмотра Web, например Internet Explorer 3.0 (или Word). Internet Explorer 3.0 имеется на компакт-диске Office 97. Чтобы запустить это приложение:
1. откройте папку ValuPack;
2. откройте папку Iexplore;
3. дважды щелкните файл Msie30.
Текущую версию Internet Explorer можно также найти в сети Web. Чтобы получить дополнительные сведения, воспользуйтесь этой ссылкой.

Правильно ли установлены средства поиска для Web?

Ниже перечислены советы, относящиеся к установке средств поиска для Web.

Службе Windows NT, выполняющей поиск документов, обязана соответствовать специальная учетная запись. Эта запись должна обеспечивать службе поиска разрешения, необходимые для создания индексных файлов на локальном компьютере и чтения всех файлов, включенных в индекс.
Внимательно прочтите описания, относящиеся к поиску в Web и управлению поиском в Web (если этот компонент установлен).
Воспользуйтесь командой Выбор папки, чтобы отделить друг от друга папки управления поиском в Web и поиска в Web, которые выбираются при установке. К каждой из указанных папок на Web-сервере требуется доступ на запись и выполнение. Для ограничения доступа к файлам в папке управления поиском в Web необходимо использовать средства обеспечения безопасности Windows NT.

Был ли ограничен доступ к файлам управления поиском в Web?

Файлы управления поиском в Web могут использоваться в режиме удаленного доступа из любого средства просмотра Web для создания, изменения и удаления индексов. Если средства управления поиском в Web устанавливаются, необходимо защитить их от несанкционированного доступа. (Средства управления поиском в Web работают только на связке Windows NT Server 4.0 - Microsoft Internet Information Server 2.0.)

Если на диске отсутствует раздел NTFS, его необходимо создать. Обратитесь к документации Windows NT 4.0.
Установку средств управления поиском в Web обязательно выполнить именно в раздел NTFS. При необходимости следует переместить их путем удаления и повторной установки в другое место.
Для ограничения доступа к папке со средствами управления поиском в Web следует использовать возможности Windows NT. Разрешение на изменение и полный доступ (чтение, запись, выполнение и удаление) должны иметь все пользователи, управляющие поиском в Web в удаленном режиме. Они также должны иметь права администратора на компьютере, где работают средства управления. Все остальные никакого доступа к папке иметь не должны. Подробности о безопасности в Windows NT 4.0 см. в справке по проводнику Windows.

Для назначения пользователям привилегий администратора используется диспетчер пользователей. Наряду с правами администратора пользователи должны получить доступ к папке управления поиском в Web.
Наконец, необходимо убедиться, что Web-сервер правильно взаимодействует с системой безопасности Windows NT. Для сервера Microsoft Internet IIS выполните перечисленные ниже операции.

Дважды щелкните значок диспетчера служб Интернета (Internet Services Manager).
Дважды щелкните значок службы Интернета. На экране появится окно Свойства этой службы.
Откройте вкладку Служба и в группе Проверка подлинности паролей (Password Authentication) установите флажки Разрешается анонимный вход (Allow Anonymous) и Простая (без шифрования паролей) (Basic (Clear Text)), а также Запрос/ответ Windows NT ( Windows NT Challenge/Response). (Простая (без шифрования паролей) (Basic (Clear Text)) требуется только для средств просмотра Netscape.)

Подробности, относящиеся к безопасности, см. в документации IIS 2.0.

Все ли оказалось правильно?

Теперь можно перейти к этапу 1, Создание индекса для поиска в Web.

Этап 1. Создание индекса для поиска в Web

При работе непосредственно с сервера индекс нетрудно создать с помощью интерактивной части программы поиска файлов.

Чтобы создать индекс с помощью программы поиска файлов

В панели управления Windows NT дважды щелкните значок программы поиска файлов.
В меню Индекс выберите команду Создать индекс.
Нажмите кнопку Обзор, и выберите корневую папку Web-узла. В индекс будет включено содержимое всех вложенных в нее папок.
Примечание. Если пользователи должны иметь к доступ документам Web-узла через протокол передачи файлов, а не только через HTTP, необходимо ввести в окно Выбор папки имя в формате UNC и обеспечить к ней доступ для чтения. Убедитесь также, что программа поиска имеет необходимые разрешения.
По умолчанию индексируются все документы Microsoft Office и файлы HTML. Список документы типа позволяет изменить условия индексирования.
По умолчанию все режимы Автоматически обновлять индекс, Ускорить отображение свойств, Ускорить поиск по фразам а также Включать данные о значимости при поиске в Web установлены. Более подробные сведения см. в справке по программе поиска.
Примечание. В режиме Включить поиск фраз индексы разрастаются примерно в 4-6 раз, достигая по размеру от 10 до 30 процентов объема исходных документов. Время их создания также увеличивается.
Нажмите кнопку Параметры Web и укажите имя индекса.
Существует возможность поместить ссылки HTTP на найденные документы на страницу результатов. При этом следует выбрать в списке Индексировать следующие папки для поиска в Web путь, для которого необходимо создать эти ссылки. (Подробности см. в документации по IIS.)
В поле Альтернативный путь HTTP введите HTTP-адрес для выбранного пути (например, http://www.company.com/), и затем нажмите кнопку Изменить. (Ссылка с использованием HTTP должна быть доступна через виртуальную папку на Web-сервере. Если используется только протокол передачи файлов, ссылки HTTP не нужны.)
Нажмите кнопку ОК в диалоговых окнах Папки Web и Создание индекса.

Примечание. Если поиск в Web должен охватывать другие папки на том же компьютере или сетевые папки, следует воспользоваться окном Параметры Web и включить эти папки в индекс. Для каждой из них обязательно указать правилньый адрес HTTP. Если службе поиска в Windows NT еще не была сопоставлена учетная запись с разрешением на открытие этих папок, это необходимо сделать при установке. Данные из индекса для дополнительных папок будут использованы только при поиске в Web. В Outlook, а также в окне Открыть приложений Microsoft Office (меню Файл ) они доступны не будут.

Разошлите всем добрую весть!

Как правило, индексирование документов объемом в 100 Мбайт занимает около часа. За это время имеет смысл настроить страницу Query.htm page. Указатель на нее следует разослать всем пользователям. Указанные действия относятся к этапу 2, Изменение страницы запроса и рассылка ее HTTP-адреса.

Этап 2. Изменение страницы запроса и рассылка ее HTTP-адреса

Проследить за ходом создания индекса можно с помощью журнала системы поиска файлов (или просто открыв файл Ffastlog.txt в папке Windows\System). Как только индекс будет создан, он позволит выполнять поиск в Web.

Чтобы сделать страницу запроса доступной для пользователей

Найдите в папке с Web-файлами файл с именем Query.htm. Это страница поиска в Web, использующая индекс программы поиска в Web.
Измените исходный текст этой страницы HTML (например, с помощью редактора Блокнот), а именно строку: < INPUT TYPE = "hidden" NAME = "Index" VALUE = " "> . Между кавычками, следующими за ключевым словом VALUE, следует поместить имя созданного индекса.
Сохраните измененный файл Query.htm.
Повторите шаги 2 и 3 для страницы Queryadv.htm, обеспечивающей дополнительные возможности поиска.
Убедитесь в том, что для файла Query.htm был создан правильный адрес HTTP (см. документацию по IIS). Необходимо будет установить разрешения на чтение и выполнение. С помощью этого адреса открыть страницу запроса можно будет в любом средстве просмотра Web.

Если создано несколько индексов, каждый из них должен иметь уникальное имя. Страница поиска может ссылаться лишь на один из них. Откройте файл Query.htm в текстовом редакторе (например, в редакторе Блокнот) и найдите в нем строку < INPUT TYPE = "hidden" NAME = "Index" VALUE = " ">. Поместите между кавычками вслед за ключевым словом VALUE имя индекса. Чтобы иметь возможность использовать при поиске несколько различных индексов, следует создать несколько разных копий файла Query.htm или задействовать такие команды HTML, как Select, которая дает возможность выбрать нужный индекс при работе с единственной страницей запроса.

Изменение имеющегося индекса

После того как индекс создан, охваченный им диапазон нетрудно изменить, добавляя и удаляя из него отдельные папки. Эти действия описывает этап 3, Добавление папок в индекс для поиска файлов в Web.

Этап 3. Добавление папок в индекс для поиска файлов в Web

При работе непосредственно с сервером для добавления папок в индекс можно использовать интерфейс программы поиска файлов.

Чтобы добавить папки в индекс, используя интерфейс программы поиска файлов

В панели управления Windows NT дважды щелкните значок программы поиска файлов.
В меню Индекс выберите команду Обновить индекс.
Выберите нужный индекс, выделив папку, в которой он находится.
Нажмите кнопку Параметры Web.
В поле Папка укажите имя папки, которую необходимо включить в индекс. Эта папка не должна накладываться на папки, уже включенные в индекс.
Введите HTTP-адрес этой папки (например, http://www.company.com/) в поле Альтернативный путь HTTP и нажмите кнопку Изменить. (Эта папка должна быть доступна через виртуальную папку на Web-сервере.)

Эта процедура позволяет добавить в индекс любое число папок. Чтобы удалить папки из индекса, следует выделить их в поле Папка и нажать кнопку Удалить.

Использование средств управления поиском в Web

Использование средства управления поиском в Web в качестве библиотеки для интерфейса Internet Server API (ISAPI) поддерживается в Microsoft Internet Information Server начиная с версии 2.0, а также в других серверах Интернета, поддерживающих ISAPI. Само средство управления, однако (включая удаленное сопровождение индекса и выборки) имеет следующие ограничения.

Оно не может работать в среде Windows NT 3.51 Server.
Оно не поддерживает средства CGI ни в Windows NT 3.51 Server, ни в Windows NT 4.0 Server.
Для обеспечения безопасности необходимо следовать приведенным ранее указаниям по ограничению доступа к средству управления поиском.

Создание и сопровождение индексов

Средство управления поиском в Web дает возможность управлять индексами в режиме удаленного доступа с любого из компьютеров, подключенных к HTTP-серверу. Само по себе оно представляет набор HTML-документов, работа с которыми производится с помощью программы просмотра Web непосредственно с HTTP-сервера или с любого другого компьютера.

Чтобы создать индекс с помощью средств управления поиском в Web

В программе просмотра Web откройте страницу управления поиском в Web, Websrchw.htm
Выберите ссылку Создание и изменение индексов.
Выберите ссылку Создать индекс.
Заполните нужные поля и нажмите кнопку Создать.

Поле Значение

Имя индекса для Web Укажите имя индекса, не содержащее символов пунктуации. Это имя понадобится при работе с другими разделами средства управления поиском в Web.
Совет. Желательно, чтобы имя индекса описывало охватываемый им спектр документов, например "Индекс для сервера отдела продаж".

Индекс должен охватывать файлы в папке Укажите местоположение индекса. Индекс может быть создан только в одной из существующих папок на сервере Windows NT. Он будет охватывать папку, в которой находится, а также все ее подпапки.
Совет. Если при установке Office Server Pack использованная учетная запись обеспечивала доступ к папкам в сети, путь к индексу лучше указать в формате UNC (например, \\MyServer\MyFolder), нежели как локальный (типа N:\MyFolder). Если служба поиска настроена на возврат адреса файла, она будет использовать заданный путь UNC.

Альтернативный путь HTTP Введите HTTP-адрес папки (например, http://MyServer/MyFolder). При этом следует проверить настройку HTTP для Web-сервера. Если служба поиска для Web настроена на возврат HTTP-адреса, она будет использовать указанный адрес. Более подробные сведения об отображении адресов HTTP см. в документации по Web-серверу.

Индекс можно создать непосредственно с помощью программы поиска файлов на HTTP-сервере с помощью команды Создать индекс в меню (Индекс.

Чтобы изменить индекс

В программе просмотра Web откройте страницу управления поиском в Web, Websrchw.htm
Выберите ссылку Создание и изменение индексов.
Выберите ссылку Изменить индекс.
Заполните нужные поля и нажмите кнопку Изменить.

Поле Значение

Имя индекса Укажите имя индекса, присвоенное ему при создании.
Совет. Чтобы выяснить текущие параметры индекса, воспользуйтесь ссылкой Отобразить сведения об индексах.

Что необходимо сделать Выберите нужное действие: удаление или добавление папки.
Примечание. Папку, содержащую индекс, нельзя удалить.

Имя папки Укажите имя добавляемой папки в формате UNC, например \\MyServer\MyFolder.
Добавляемая папка не должна пересекаться с областью, уже охваченной индексом. В частности, она не может быть подпапкой для папки, в которой находится индекс.

HTTP-адрес папки Укажите HTTP-адрес добавляемой или удаляемой папки.

Индекс можно изменить непосредственно с помощью программы поиска файлов на HTTP-сервере с помощью команды Обновить индекс в меню (Индекс.

Чтобы удалить индекс

В программе просмотра Web откройте страницу управления поиском в Web, Websrchw.htm
Выберите ссылку Создание и изменение индексов.
Выберите ссылку Удалить индекс.
Укажите имя удаляемого индекса и нажмите кнопку Удалить.

Индекс можно удалить непосредственно с помощью программы поиска файлов на HTTP-сервере с помощью команды Удалить индекс в меню (Индекс.

Чтобы получить сведения об индексе

В программе просмотра Web откройте страницу управления поиском в Web, Websrchw.htm
Выберите ссылку Создание и изменение индексов .
Выберите ссылку Отобразить сведения об индексах.

На экране появляется страница со сведениями об индексах, содержащая перечисленные ниже атрибуты.

Примечание. Эти же данные можно получить с помощью ссылки Отобразить сведения об индексах на других страницах управления поиском в Web.

Атрибут Значение

Имя Имя, присвоенное индексу при создании.

Папка, где хранится индекс Путь к индексу.

Дополнительно индексированные папки Папки, включенные в индекс в дополнение к папке, в которой он находится (и ее подпапкам).

HTTP-адреса Индексированные папки и соответствующие им HTTP-адреса.

Значимость Этот атрибут указывает, присутствуют ли в индексе сведения о значимости документов. Более подробные сведения о значимости позволяет получить эта ссылка.

Ускорить отображение свойств Этот атрибут указывает, присутствуют ли в индексе сведения о свойствах документов. Более подробные сведения о значимости позволяет получить эта ссылка.

Поиск фраз Этот атрибут указывает, поддерживает ли индекс поиск фраз. Более подробные сведения о значимости позволяет получить эта ссылка.

Получить сведения об индексе можно непосредственно с помощью программы поиска файлов на HTTP-сервере с помощью команды Обновить индекс в меню (Индекс.

Настройка и распространение страниц запросов

Набор средств поиска для Web включает следующие готовые страницы запросов и результатов.

Страница Имя файла

Простой запрос Query.htm

Расширенный запрос Queryadv.htm

Страница результатов Results.htm

Настройка страниц запросов

Страница становится годной для использования только после установки значений нескольких параметров, в частности имени индекса, используемого по умолчанию. Для этого требуется внести изменения в текст на языке HTML.

Чтобы настроить страницу запроса

На HTTP-сервере откройте страницу поиска в Web (Query.htm) в текстовом редакторе, например в редакторе Блокнот.
Установите описанные ниже параметры и сохраните файл.

Исправив файл Query.htm, выполните аналогичные действия для файла Queryadv.htm (страница расширенного поиска).

Укажите имя индекса

Подставьте в следующей строке в пустое поле VALUE имя, присвоенное индексу при создании.

<INPUT TYPE = "hidden" NAME = "Index" VALUE = "">

Укажите путь к странице результатов

Если размещение страницы результатов было изменено, необходимо указать путь к ней. Замените в приведенной ниже строке значение C:\wwwroot\results.htm фактическим путем к странице результатов.

<INPUT TYPE = "hidden" NAME = "Template" VALUE = "C:\wwwroot\results.htm">

Укажите виртуальный путь к GIF-файлам

Подставьте в следующей строке в пустое поле VALUE путь HTTP к системным GIF-файлам и другим GIF-файлам, на которые ссылаются страницы запросов и результата (это может быть эмблема организации).

<INPUT TYPE = "hidden" NAME = "Gif" VALUE = " ">

Задайте протокол

Существует возможность выбрать протокол, использующийся для ссылок на документы на странице результатов (HTTP или File).

<INPUT TYPE = "hidden" NAME = "Protocol" VALUE = "HTTP">

Выберите порядок сортироки

По умолчанию документы появляются на странице результатов в порядке их значимости. Подобная сортировка выполняется лишь в случае, если индекс содержит данные о значимости (см. строку ниже).

<INPUT TYPE = "hidden" NAME = "SortBy" VALUE = "Значимость">

Настройка страницы результатов

Исправление страницы результатов (Results.htm) перед использованием не требуется. Внесение изменений может, однако, потребоваться, для помещения на нее эмблемы организации или отбора появляющихся на ней данных.

Ниже приведен список строк файла Results.htm, допускающих настройку. Данные из них используются при каждом построении страницы результатов.

Строка Значение

Список, в котором отображаются найденные документы.

Размещение ярлыка URL для возврата предыдущих результатов (если таковые имеются).

Размещение ярлыка URL для возврата следующих результатов (если таковые имеются).

Вставка сообщения " Документы: x - y из z."

Дата создания индекса. По умолчанию в файле Results.htm не появляется.

Дата изменения индекса.

Полное число документов в индексе. По умолчанию в файле Results.htm не появляется.

Размещение рисунка GIF с ярлыком URL для возврата предыдущих результатов (если таковые имеются). По умолчанию используется рисунок Prev.gif, находящийся в той же папке, что и Results.htm.

Размещение рисунка GIF с ярлыком URL для возврата следующих результатов (если таковые имеются). По умолчанию используется рисунок Next.gif, находящийся в той же папке, что и Results.htm.

Размещение кнопок и соответствующих им ярлыков URL. По умолчанию в файле Results.htm не появляется.

Отображение запроса пользователя.

Распространение ярлыков URL для страницы запроса среди пользователей

Простейший путь распространения ярлыков URL среди пользователей состоит в их рассылке в виде вложений в сообщения электронной почты. Само сообщение должно содержать инструкции пользователям, которые должны отобразить страницу и поместить ее в папку ''Избранное'' или выбрать в качестве основной.

В сообщение имеет также смысл включить указания по работе с Microsoft Internet Explorer 3.0. Если используется другая программа просмотра Web, обратитесь к ее документации.

Чтобы добавить страницу для поиска файлов в Web в папку ''Избранное''

Откройте эту страницу в Internet Explorer.
В меню Избранное выберите команду Добавить в папку ''Избранное''.
Нажмите кнопку ОК.

Чтобы сделать страницу для поиска файлов в Web основной страницей поиска

Откройте эту страницу в Internet Explorer.
В меню Вид выберите команду Параметры, и откройте вкладку Переходы.
В поле Страница выберите значение Страница поиска.
Убедившись в правильности параметров , нажмите кнопку Использовать текущую.

При следующем нажатии кнопки Поиск Internet Explorer откроет страницу для поиска файлов в Web.

Использование подборок файлов

При поиске файлов в Web подборкой называется набор страниц с гиперссылками на документы Office, отобранные по общим значениям некоторых свойств. Чтобы документы Office могли появиться в подборке, они должны быть включены в текущий индекс для поиска в Web.

Подборка может включать три уровня группировки и объединять гиперссылки на все документы, удовлетворяющие заданным условиям. Например, нетрудно создать подборку, содержащую гиперссылки на все индексированные документы, созданные руководителем организации (свойство Автор) и посвященные новым возможностям развития производства (свойство Тема) в течение последнего года (свойство Дата изменения).

Ярылки URL для самой подборки или ее начальной страницы рассылаются конечным пользователям, что позволяет им найти все нужные документы в одном месте.

Чтобы создать подробку для поиска документов в Web

В программе просмотра Web откройте страницу управления поиском в Web (Websrchw.htm).
Нажмите кнопку Создание подборок для поиска файлов в Web.
Заполните перечисленные ниже поля и нажмите кнопку Создать.
Скопируйте GIF-файлы из папки Webadmin в папку, где будет находиться созданная страница.

Поле Значение

Имя индекса Введите имя, присвоенное индексу при создании.

Местонахождение Web-страницы Укажите папку для размещения новых страниц. (Она должна быть создана заранее.) Можно указать также и имя страницы, например C:\wwroot\страница.htm. По умолчанию используется имя main.htm. Использование в имени формата UNC не допускается.

Группировать по полю Выберите свойство, по которому следует группировать документы на старшем уровне.

Затем по полю Выберите свойство, по которому следует группировать документы на среднем и нижнем уровнях.

Имя группы 1, 2, 3 Укажите заголовки, под которыми выбранные свойства должны появиться в созданной подборке.

Сортировать по полю Выберите свойство, по которому документы подборки будут отсортированы.

FILE или HTTP Выберите тип гиперссылок: FILE или HTTP.

На основе заданных условий средства поиска в Web создают набор связанных HTML-документов.

Распространение подборок для поиска в Web среди пользователей

Простейший путь распространения ярлыков URL для подборок среди пользователей состоит в их рассылке в виде вложений в сообщения электронной почты. Само сообщение должно содержать инструкции пользователям, которые должны отобразить страницу и поместить ее в папку ''Избранное'' или выбрать в качестве основной.

Чтобы добавить подборку для поиска в Web в папку ''Избранное''

Откройте подборку для поиска в Web в Internet Explorer.
В меню Избранное выберите команду Добавить в папку.
Нажмите кнопку ОК.

Типичные вопросы

Что такое значимость и стоит ли ее задействовать?

При поиске файлов в Web значимость используется для отбора наиболее полезных документов из числа представленных на странице результата. Документы, в которых искомое слово или фраза встречается чаще, будут находиться на странице поиска выше остальных. При этом редкие (для английского языка) слова, например cinnamon, будут иметь больший вес, чем обычные типа spice.

Если индекс создан с помощью средства управления поиском в Web, он будет автоматически включать сведения о значимости, причем отменить этот режим нельзя. Если же для создания индекса используется интерфейс программы поиска файлов, появляется возможность выбора.

При работе через интерфейс программы поиска файлов задействовать сортировку по значимости позволяет флажок Включать данные о значимости при поиске в Web в диалоговом окне Создание индекса (меню Индекс). Размер индексного файла при этом существенно увеличивается, однако найденные документы будут в большей степени отвечать запросам. Это особенно полезно при просмотре наборов, включающих сотни и тысячи документов. Использование значимости необходимо также и для поиска фраз.

Что такое поиск фраз и стоит ли его задействовать?

Фраза представляет собой совокупность стоящих рядом слов, которые могут быть разделены пробелами и знаками пунктуации. С грамматической точки зрения фраза не обязана нести како-либо определенный смысл; главную роль в ней играет порядок слов.

Если индекс создан с помощью средства управления поиском в Web, он будет автоматически включать сведения для поиска фраз, причем отменить этот режим нельзя. Если же для создания индекса используется интерфейс программы поиска файлов, появляется возможность выбора.

При работе через интерфейс программы поиска файлов задействовать поиск фраз позволяет флажок Включить поиск фраз в диалоговом окне Создание индекса (меню Индекс). Размер индексного файла при этом существенно увеличивается, однако растет и возможность точно сформулировать условия поиска.

Что такое отображение свойств и стоит ли его задействовать?

Служба поиска файлов позволяет включать в индексный файл значения свойств документов, в частности название и имя автора. Помещенные в индекс свойства могут использоваться как программой поиска файлов в Web, так и в Microsoft Outlook. Если значения свойств в индексе отсутствуют:

свойства документов не будут отображаться на странице результатов поиска в Web;
Outlook не будет отображать свойства документов в таблицах.

Если индекс создан с помощью средства управления поиском в Web, он будет автоматически включать значения свойств, причем отменить этот режим нельзя. Если же для создания индекса используется интерфейс программы поиска файлов, появляется возможность выбора.

При работе через интерфейс программы поиска файлов задействовать поиск фраз позволяет флажок Ускорить отображение свойств в диалоговом окне Создание индекса (меню Индекс). Размер индексного файла при этом существенно увеличивается, однако появляется возможность отображать свойства найденных документов в списках. Установка флажка Ускорить отображение свойств также позволяет Microsoft Outlook отображать свойства документов в таблицах.

Какой протокол надо использовать при создании индексов: HTTP или File?

При создании индекса или подборки документов в Web протокол (HTTP или File) определяет способ открытия документов. Выбор здесь зависит от выбранного в организации способа работы с документами в сети Web.

Протокол HTTP позволяет создать на компьютере пользователя копию найденного документа Office, однако не дает возможности сохранить измененный документ на сервере, откуда он был получен. Этот протокол удобен для доступа к библиотеке индексированных документов, когда пользователи не должны иметь к ним доступа на запись.

Использование протокола File возможно лишь в случае, если при установке Office Server Pack была использована учетная запись с разрешением на доступ к сетевым папкам. Этот протокол также требует использования для имен папок формата UNC при создании индексов на сервере и настройке страниц запроса.

При работе по протоколу File служба поиска файлов в Web открывает нужные документы Office непосредственно на сервере, где они находятся. При этом существует возможность изменить и сохранить документ, если он не защищен (например, с помощью пароля). Протокол File имеет смысл использовать наряду с другими средствами защиты документов, так как любой незащищенный документ может быть без труда открыт и изменен.

Не удается удалить средства поиска файлов на компьютере с Windows NT из-за того, что занята библиотека Dispatch.dll.

Эта проблема может появиться при запуске Microsoft IIS на платформе Windows NT Server. При первом вызове библиотеки ISAPI, например Dispatch.dll, происходит загрузка IIS в память. После этого IIS держит библиотеку в памяти в течение продолжительного периода времени, и лишь затем освобождает ее. Чтобы удалить библиотеку, не дожидаясь, пока IIS освободит ее, необходимо остановить службу поиска файлов из диспетчера IIS.

После изменения пароля администратора на Windows NT Server служба поиска файлов для NT прекратила работу

Служба поиска файлов для NT для индексирования документов нуждается в доступе к сети. Чтобы получить разрешение на доступ к сети, она обычно запускается с помощью учетной записи администратора системы. После изменения пароля администратора на сервере Windows NT, эта служба останавливается и не запускается при перезагрузке компьютера. Чтобы устранить проблему, достаточно запустить ее, используя новое имя или пароль.

Как конечные пользователи смогут выбрать нужный индекс?

Проще всего создать для каждого индекса отдельную страницу запроса. Другой подход предусматривает добавление к странице специального фрагмента кода на языке HTML, который позволит выбирать нужный индекс из списка. Для пользователей второй вариант значительно удобнее.

В приведенном ниже примере раскрывающийся список будет содержать ссылки на нескольких индексов. В частности, первый элемент списка ссылается на индекс ''Кадры'', которому в списке соответствует элемент "Отдел кадров".

<TR>

<TD colspan=2>Search <SELECT NAME="Index">

<OPTION SELECTED VALUE="Кадры">Отдел кадров

<OPTION VALUE="corporate.com">Наш Интернет-сервер

<OPTION VALUE="MKT News">Последние новости из газет

<OPTION VALUE="Образцы">Спецификации продуктов

</SELECT>

</TD>

Страница запроса (Query.htm) недоступна из средства просмотра Web

Query.htm и другие страницы поиска должны находиться в папке, при установке стредств поиска в Web. (Чтобы сменить эту папку, повторите установку.) Убедитесь, что папка доступна для пользователей Web-сервера как для чтения, так и для записи.

Чтобы открыть страницу запроса с помощью Microsoft IIS

Дважды щелкните значок Диспетчер служб Интернета (Internet Services Manager).
Дважды щелкните службу Web; Web-сервер отобразит окно Свойства этой службы.
Откройте вкладку Каталоги (Directories) и выберите каталог, куда были помещены файлы службы поиска для Web и сам индекс.
Нажмите кнопку Свойства (Edit Properties).
Установите оба флажка Выполнение (Execute) и Чтение (Read) и нажмите кнопку ОК.
Нажмите кнопку Задать документ по умолчанию (Enable Default Document) и укажите путь к файлу Query.htm, если именно он должен использоваться по умолчанию для Web-узла.

Примечание. Сервер Windows NT обязательно должен быть доступен пользователям сети. В меню Пуск (Start) (в Windows NT 4.0) или в диспетчере программ (Windows NT 3.51) выберите пункт Администрирование/Диспетчер пользователей (Administrative Tools/User Manager). Затем выберите команду Права пользователя (User Rights) в меню Политика (Policies). Выберите в списке значение Все (Everyone) и сопоставьте этот режим пункту Доступ к компьютеру из сети (Access this computer from the network) в списке прав.

Примечание. Чтобы сменить папку для размещения средств поиска в Web и/или управления поиском в Web, следует повторно запустить программу установки. Вначале средства поиска в Web необходимо удалить, а затем переустановить в другую папку.

Из средства просмотра Web недоступны страницы управления (например, Websrchw.htm)

Все страницы, предназначенные для управления поисков в Web, должны находиться в папке, выбранной для них при установке. Повторите описанные выше действия. Убедитесь также в том, что

к папке со средствами управления поиском в Web имеется доступ на чтение и выполнение;
на компьютере у вас имеются привилегии администратора;
Web-сервер поддерживает режим NT запрос/ответ (Challenge/Response). Если средство просмотра Web не поддерживает этот режим, следует включить режим опознавания пароля без шифрования Basic (Clear Text).

Если страницы управления поиском все равно оказываются недоступными, следует воспользоваться интерфейсом программы поиска файлов.

Программе поиска файлов в Web не удается найти индекс

Если страница результата возвращает сообщение о том, что индекс не найден, это обычно связано с одной из двух причин:

страница Query.htm может ссылаться на неверный индекс;
-или-
индекс не был создан.

Если уже успело пройти достаточно времени (в расчете не менее одного часа на 100 Мбайт данных), а поиск выполнить так и не удается, выполните следующую процедуру.

В панели управления Windows NT дважды щелкните значок Поиск файлов.
В меню Индекс выберите команду Вывести журнал, или откройте файл Ffastlog.txt в папке Windows\System.
Проглядите конец журнала, чтобы выяснить, не было ли сбоев при построении индекса. Если подобные сообщения в журнале отсутствуют, дождитесь, пока индекс будет наконец построен.
При появлении сообщений о поврежденных файлах, которые не удается проиндексировать, постарайтесь переместить эти файлы в другую, не подлежащую индексированию папку.
Выбранный набор документов может оказаться слишком велик для создания единого индекса. Если его объем превышает 2 Гбайт, а индекс создать не удается, разбейте набор на части, находящиеся в разных папках, и проиндексируйте каждую из них в отдельности.

Поиск документов в сетевых папках не дает результатов

Служба поиска файлов может не иметь разрешений, необходимых для чтения отдельных сетевых папок, входящих в индекс. Проверьте журнал индексирования. Откройте программу поиска файлов в панели управления и выберите команду Вывести журнал в меню Индекс. Проглядите конец журнала. При наличии сообщений о недоступности папок измените учетную запись, которая используется для запуска службы поиска. Для этого необходимо повторить установку или выполнить следующие действия.

В панели управления Windows NT дважды щелкните значок, отвечающий службам.
Выберите в списке службу Microsoft Find Fast NT.
Если служба не запущена, нажмите кнопку Запустить (Start). (Если служба остановлена, нажмите кнопку Возобновить (Continue).)
Нажмите кнопку Запуск (Startup) и выясните режим запуска этой службы.
Убедитесь в том, что выбран параметр Автомат (Automatic).
Выберите параметр Учетная запись (This Account) и введите имя и пароль, обеспечивающие доступ на чтение к индексируемым сетевым папкам (обычно для этого достаточно собственных имени и пароля).

Поиск в Web некоторое время работает, но затем останавливается

Проверьте журнал службы поиска. Возможно, индекс был поврежден. В этом случае его следует удалить и создать заново.

Поиск в Web не показывает новые файлы и часто возвращает старые файлы, которые уже были удалены

Скорее всего это означает, что индекс перестал обновляться. Чтобы проверить это, выполните следующие действия.

В панели управления Windows NT дважды щелкните значок программы поиска файлов.
Убедитесь, что в списке присутствует соответствующая задача индексирования, для которой обновление либо приостановлено, либо выполняется автоматически.
-или-
Выберите команду Обновить индекс в меню Индекс и, выбрав нужный индекс, установите флажок Обновлять автоматически.

В индекс была включена новая папка, однако поиск не возвращает ссылок на находящиеся в ней документы

Выбор режима Обновлять автоматически по умолчанию устанавливает интервал обновления равным 2 часам. Чтобы изменить этот интервал, выберите в меню Индекс команду Интервал обновления и укажите новую длительность интервала. Более подробные сведения об обновлении индексов можно найти в справке по программе поиска файлов.

Примечание. Команда Обновить индекс в меню Индекс также позволяет обновить индекс немедленно.

Типичные сообщения об ошибках

Ниже перечислены наиболее часто возникающие при поиске файлов в Web ошибки и пояснения к ним.

Сообщение об ошибке

Ошибка в запросе или условиях поиска:

Программе поиска файлов для Web не удается найти индекс для поиска.

Причина

К двум основным причинам этой ошибки могут относиться: 1) отсутствие индекса и 2) неверная ссылка на имя индекса.

Способ устранения

С помощью интерфейса программы поиска файлов убедитесь что индекс, на который ссылается страница поиска, существует. Если он не был создан, создайте его.
На HTTP-сервере откройте страницу поиска в Web (Query.htm или Queryadv.htm) в текстовом редакторе (например, в редакторе Блокнот). Убедитесь, что в приведенной ниже строке вместо пустого значения подставлено правильное имя индекса.

<INPUT TYPE = "hidden" NAME = "Index" VALUE = "">

Поле	Значение

Имя индекса для Web	Укажите имя индекса, не содержащее символов пунктуации. Это имя понадобится при работе с другими разделами средства управления поиском в Web. Совет. Желательно, чтобы имя индекса описывало охватываемый им спектр документов, например "Индекс для сервера отдела продаж".
Индекс должен охватывать файлы в папке	Укажите местоположение индекса. Индекс может быть создан только в одной из существующих папок на сервере Windows NT. Он будет охватывать папку, в которой находится, а также все ее подпапки. Совет. Если при установке Office Server Pack использованная учетная запись обеспечивала доступ к папкам в сети, путь к индексу лучше указать в формате UNC (например, \\MyServer\MyFolder), нежели как локальный (типа N:\MyFolder). Если служба поиска настроена на возврат адреса файла, она будет использовать заданный путь UNC.
Альтернативный путь HTTP	Введите HTTP-адрес папки (например, http://MyServer/MyFolder). При этом следует проверить настройку HTTP для Web-сервера. Если служба поиска для Web настроена на возврат HTTP-адреса, она будет использовать указанный адрес. Более подробные сведения об отображении адресов HTTP см. в документации по Web-серверу.

Поле	Значение

Имя индекса	Укажите имя индекса, присвоенное ему при создании. Совет. Чтобы выяснить текущие параметры индекса, воспользуйтесь ссылкой Отобразить сведения об индексах.
Что необходимо сделать	Выберите нужное действие: удаление или добавление папки. Примечание. Папку, содержащую индекс, нельзя удалить.
Имя папки	Укажите имя добавляемой папки в формате UNC, например \\MyServer\MyFolder. Добавляемая папка не должна пересекаться с областью, уже охваченной индексом. В частности, она не может быть подпапкой для папки, в которой находится индекс.
HTTP-адрес папки	Укажите HTTP-адрес добавляемой или удаляемой папки.

Атрибут	Значение

Имя	Имя, присвоенное индексу при создании.
Папка, где хранится индекс	Путь к индексу.
Дополнительно индексированные папки	Папки, включенные в индекс в дополнение к папке, в которой он находится (и ее подпапкам).
HTTP-адреса	Индексированные папки и соответствующие им HTTP-адреса.
Значимость	Этот атрибут указывает, присутствуют ли в индексе сведения о значимости документов. Более подробные сведения о значимости позволяет получить эта ссылка.
Ускорить отображение свойств	Этот атрибут указывает, присутствуют ли в индексе сведения о свойствах документов. Более подробные сведения о значимости позволяет получить эта ссылка.
Поиск фраз	Этот атрибут указывает, поддерживает ли индекс поиск фраз. Более подробные сведения о значимости позволяет получить эта ссылка.

Страница	Имя файла

Простой запрос	Query.htm
Расширенный запрос	Queryadv.htm
Страница результатов	Results.htm

Строка	Значение

	Список, в котором отображаются найденные документы.
	Размещение ярлыка URL для возврата предыдущих результатов (если таковые имеются).
	Размещение ярлыка URL для возврата следующих результатов (если таковые имеются).
	Вставка сообщения " Документы: x - y из z."
	Дата создания индекса. По умолчанию в файле Results.htm не появляется.
	Дата изменения индекса.
	Полное число документов в индексе. По умолчанию в файле Results.htm не появляется.
	Размещение рисунка GIF с ярлыком URL для возврата предыдущих результатов (если таковые имеются). По умолчанию используется рисунок Prev.gif, находящийся в той же папке, что и Results.htm.
	Размещение рисунка GIF с ярлыком URL для возврата следующих результатов (если таковые имеются). По умолчанию используется рисунок Next.gif, находящийся в той же папке, что и Results.htm.
	Размещение кнопок и соответствующих им ярлыков URL. По умолчанию в файле Results.htm не появляется.
	Отображение запроса пользователя.